In den meisten Fällen genügen E-Mail-Adresse und Kennwort: Outlook fragt beim Anbieter nach, wie das Konto einzurichten ist, und erledigt den Rest allein. Interessant wird es dort, wo diese Abfrage fehlschlägt — bei eigenen Domains, kleineren Anbietern und älteren Postfächern. Dann brauchen Sie den manuellen Weg, und der versteckt sich hinter einer Schaltfläche, die man leicht übersieht.
Vorher: welche Art von Konto ist es?
Das entscheidet über den ganzen Ablauf, und es lässt sich vorab klären:
- Ein Microsoft-365- oder Exchange-Postfach richten Sie nur mit Adresse und Kennwort ein. Outlook verbindet sich darüber auf einem eigenen Weg, der Kalender, Kontakte und Aufgaben mitbringt. Eine manuelle IMAP-Einrichtung ist hier falsch — die Anmeldung mit Benutzername und Kennwort hat Microsoft für IMAP und POP abgeschaltet.
- Ein Postfach bei einem Hoster — STRATO, IONOS, Ihr Webhoster — ist ein IMAP-Konto. Wenn die automatische Erkennung nicht greift, tragen Sie die Serverdaten von Hand ein.
- Gmail, Outlook.com, GMX und ähnliche funktionieren meist automatisch; die Anmeldung erfolgt in einem Browserfenster beim Anbieter.
Neues Outlook für Windows
- Registerkarte Ansicht, dann Ansichtseinstellungen — alternativ Datei und Kontoinfo.
- Konten, dann Ihre Konten.
- Im Abschnitt E-Mail-Konten auf Konto hinzufügen.
- E-Mail-Adresse eingeben, Weiter, Kennwort eingeben, Fertig.
Schlägt die Erkennung fehl, bietet das Programm die manuelle Eingabe an: Kontotyp IMAP wählen und Posteingangs- sowie Postausgangsserver mit Port und Verschlüsselung eintragen.
Klassisches Outlook: der manuelle Weg
Das ist der Ablauf, den Sie in der Praxis am häufigsten brauchen.
- Datei, dann Konto hinzufügen.
- E-Mail-Adresse eingeben — aber noch nicht auf Verbinden klicken.
- Erweiterte Optionen aufklappen und das Häkchen bei „Ich möchte mein Konto manuell einrichten“ setzen.
- Auf Verbinden, dann als Kontotyp IMAP wählen.
- Serverdaten eintragen: Posteingang 993 mit SSL/TLS, Postausgang je nach Anbieter 465 mit SSL/TLS oder 587 mit STARTTLS.
- Weiter, Kennwort eingeben, Verbinden.
Outlook kann sie nicht erraten, wenn der Anbieter sie nicht hinterlegt hat. Sie stehen ausschließlich in der Hilfe Ihres Anbieters. Die geprüften Angaben der verbreiteten Anbieter finden Sie im Beitrag E-Mail-Ports.
Ein bestehendes Konto prüfen
Wenn ein Konto seit Jahren läuft und plötzlich nicht mehr, hilft ein Blick auf die tatsächlich hinterlegten Werte: Datei, dann Kontoeinstellungen, dann Servereinstellungen. Dort lassen sich Posteingang und Postausgang aufklappen.
Den Kontotyp schreibt Outlook nicht dazu, aber er ist ablesbar: Port 993 bedeutet IMAP, Port 995 bedeutet POP. Stehen überhaupt keine Serverfelder da, ist es ein Exchange- oder Microsoft-365-Konto.
Bei alten Profilen fehlen in dieser Ansicht manchmal die Portfelder. Dann führt der Weg über die Systemsteuerung: E-Mail → E-Mail-Konten → Konto → Ändern → Weitere Einstellungen → Registerkarte Erweitert.
Outlook für Mac
Hinzufügen über Extras → Konten und dann Konto hinzufügen unten im Fenster; im älteren Outlook für Mac sitzt an dieser Stelle eine Schaltfläche + unten links. Die Servereinstellungen eines bestehenden Kontos stehen unter Outlook → Einstellungen → Konten → Konto auswählen → Erweitert.
Die Funktion, ein Konto eines anderen Anbieters in Outlook.com einzubinden, hat Microsoft entfernt: Neue verbundene Konten lassen sich nicht mehr anlegen, bestehende werden nicht mehr abgeglichen. Wer mehrere Postfächer an einer Stelle haben möchte, braucht dafür ein Programm auf dem Gerät — oder richtet beim alten Anbieter eine Weiterleitung ein.
Wenn die Anmeldung scheitert
Dass Outlook das Kennwort wieder und wieder abfragt, heißt selten, dass es falsch ist. Die drei üblichen Ursachen:
- Der Anbieter verlangt ein eigenes Kennwort für Programme. Die Telekom vergibt ein gesondertes „Passwort für E-Mail-Programme“, das nicht dem Login im Kundencenter entspricht.
- Das Kontokennwort allein genügt nicht mehr. Google und Microsoft nehmen in E-Mail-Programmen keine Anmeldung mit Benutzername und Kennwort mehr an; die Anmeldung läuft in einem Browserfenster beim Anbieter. Nur ältere Programme, die das nicht beherrschen, brauchen ein App-Passwort — bei Google setzt das die Bestätigung in zwei Schritten voraus.
- Der Zugriff ist beim Anbieter gar nicht freigeschaltet. Bei Outlook.com wird POP und IMAP erst in den Einstellungen des Postfachs unter E-Mail → Weiterleitung und IMAP aktiviert.
Eine gute Gegenprobe: Melden Sie sich mit denselben Daten in der Weboberfläche des Anbieters an. Funktioniert das, ist das Kennwort richtig und die Ursache liegt in einer der drei Besonderheiten oben.
Stand: 2026-09-22. Die Angaben habe ich zu diesem Zeitpunkt anhand der Dokumentation der jeweiligen Hersteller geprüft. Anbieter ändern Adressen, Bezeichnungen und Menüwege ohne Ankündigung; prüfen Sie im Zweifel die Angaben Ihres Anbieters. Wer an fremden Systemen arbeitet, braucht die Erlaubnis des Betreibers.