Für info@, buero@ oder rechnung@ brauchen Sie in Microsoft 365 keine eigene Lizenz. Dafür gibt es das freigegebene Postfach — so heißt das geteilte Postfach in der deutschen Oberfläche. Es fasst ohne Lizenz 50 GB, hat einen eigenen Kalender, und jeder, der Zugriff hat, arbeitet darin mit seiner eigenen Anmeldung.
Die naheliegende Alternative ist ein normales Benutzerkonto, dessen Kennwort alle kennen. Das kostet eine Lizenz und ist ein geteiltes Konto: Niemand kann nachvollziehen, wer was geschickt hat, und wer den Betrieb verlässt, nimmt das Kennwort mit. Warum ich davon abrate, steht unter Passwörter und Zwei-Faktor-Anmeldung.
Was es kann und was nicht
- 50 GB ohne Lizenz. Ist das Postfach voll, kann es eine Weile noch empfangen, aber nicht mehr senden. Später weist es auch eingehende Nachrichten ab, und die Absender bekommen eine Unzustellbarkeitsnachricht.
- Nur für die eigene Organisation. Zugreifen kann nur, wer selbst ein lizenziertes Postfach im Betrieb hat. Externe, etwa mit einer Gmail-Adresse, lassen sich nicht berechtigen.
- Höchstens 25 Personen. Greifen zu viele gleichzeitig zu, kann es laut Microsoft zu Verbindungsfehlern oder doppelten Nachrichten kommen.
- Jeder mit Zugriff kann löschen. Verhindern lässt sich das nicht.
- Keine direkte Anmeldung. Hinter dem Postfach steht zwar ein Benutzerkonto mit einem vom System vergebenen Kennwort, das niemand kennt. Microsoft schreibt dazu unmissverständlich: Anmeldung für dieses Konto immer blockieren und blockiert lassen.
Anlegen im Microsoft 365 Admin Center
- Mit einem Konto anmelden, das die Rolle Exchange-Administrator hat.
- Teams & Gruppen → Freigegebene Postfächer. Fehlt der Punkt links, zuerst Alle anzeigen wählen.
- + Freigegebenes Postfach hinzufügen, Namen eingeben, die vorgeschlagene Adresse prüfen, Änderungen speichern.
- Ein paar Minuten warten, dann unter Nächste Schritte Mitglieder zu diesem Postfach hinzufügen → Mitglieder hinzufügen.
Ein so angelegtes Postfach hat die Anmeldung von Anfang an blockiert. Anders ist es, wenn das Postfach im Exchange Admin Center angelegt oder aus dem Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters umgewandelt wurde. Dann prüfen Sie unter Benutzer → Aktive Benutzer → Konto auswählen → Anmeldung blockieren.
Wandeln Sie das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters in ein freigegebenes um, bleiben alle Nachrichten und Termine erhalten, und bei unter 50 GB können Sie die Lizenz entfernen. Aber: Setzen Sie das Kennwort nicht zurück, funktionieren Benutzername und altes Kennwort nach der Umwandlung weiterhin — blockieren Sie deshalb die Anmeldung. Das Benutzerkonto selbst dürfen Sie nicht löschen, das Postfach hängt daran.
Kommt direkt nach dem Anlegen beim Senden die Meldung, Sie seien nicht berechtigt, im Namen des Benutzers zu senden, ist das laut Microsoft eine Verzögerung beim Abgleich der Rechenzentren. Sie verschwindet nach etwa einer Stunde.
Vollzugriff, Senden als, Senden im Auftrag von
| Berechtigung | Erlaubt | Der Empfänger sieht |
|---|---|---|
| Vollzugriff | Postfach öffnen, Nachrichten lesen, ändern und löschen, Termine anlegen — aber nicht senden | — |
| Senden als | Nachrichten mit der Adresse des Postfachs senden | nur info@ |
| Senden im Auftrag von | Nachrichten im Namen des Postfachs senden | „Anna Beispiel im Auftrag von info@“ |
Für ein normales Teampostfach vergeben Sie Vollzugriff und Senden als — Microsoft nennt beide zusammen die Voraussetzung für ein funktionierendes freigegebenes Postfach. „Senden im Auftrag von“ nehmen Sie, wenn der Empfänger sehen soll, wer persönlich geantwortet hat. Einzeln vergeben lassen sich die Rechte im Exchange Admin Center unter Empfänger → Postfächer → Postfach auswählen → im Abschnitt Postfachberechtigungen die Stellvertretung verwalten.
In Outlook erscheint es von allein
Die automatische Zuordnung ist standardmäßig eingeschaltet: Nach dem Hinzufügen schließt jedes Mitglied Outlook und startet es neu, dann steht das Postfach im Ordnerbereich — im neuen Outlook unter Für mich freigegeben. Das klappt nur, wenn die Berechtigung der Person direkt erteilt wurde. Über eine Sicherheitsgruppe vergeben, erscheint das Postfach nicht von selbst.
Fehlt es trotzdem, fügen Sie es von Hand hinzu: im neuen Outlook mit einem Rechtsklick auf den eigenen Kontonamen → Freigegebenen Ordner oder Postfach hinzufügen; im klassischen Outlook über Datei → Kontoeinstellungen → Kontoeinstellungen → Registerkarte E-Mail → eigenes Konto markieren → Ändern → Weitere Einstellungen → Erweitert → Hinzufügen. Zum Senden wählen Sie die Adresse im Feld Von. Wie Outlook sonst eingerichtet wird, steht unter Outlook einrichten. Auf dem Handy lässt sich das freigegebene Postfach nur in der Outlook-App für iOS und Android hinzufügen; sonst bleibt Outlook im Browser.
Wo die gesendeten Nachrichten landen
Eine Antwort aus dem freigegebenen Postfach landet standardmäßig in den Gesendeten Elementen der Person, die sie geschrieben hat — nicht im freigegebenen Postfach. Die Kollegen sehen also nicht, ob und was geantwortet wurde.
Ändern lässt sich das im Admin Center: Teams & Gruppen → Freigegebene Postfächer → Postfach auswählen → unter Gesendete Elemente auf Bearbeiten und die gewünschten Optionen wählen. Dasselbe in der Exchange Online PowerShell:
Set-Mailbox info@ihre-domain.de -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Set-Mailbox info@ihre-domain.de -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $trueDie erste Zeile gilt für „Senden als“, die zweite für „Senden im Auftrag von“. Im neuen Outlook hilft nur diese Einstellung am Postfach; der Umweg über die Windows-Registrierung, den Microsoft für das klassische Outlook beschreibt, wirkt dort nicht.
Wann doch eine Lizenz nötig wird
- Mehr als 50 GB: Mit einer Lizenz für Exchange Online (Plan 2) steigt die Grenze auf 100 GB.
- Archivpostfach: Das Archiv braucht Exchange Online (Plan 2) oder Plan 1 mit dem Zusatz Exchange Online-Archivierung.
- Beweissicherungsverfahren (Litigation Hold): dieselben Lizenzen.
- Weitergehende Funktionen wie Defender for Office 365, eDiscovery (Premium) oder Aufbewahrungsrichtlinien können laut Microsoft ebenfalls Lizenzen erfordern.
Verteilergruppe oder Microsoft-365-Gruppe statt Postfach
Nicht jede gemeinsame Adresse braucht ein gemeinsames Postfach:
- Verteilergruppe (umgangssprachlich Verteilerliste): Eine Nachricht an die Adresse landet in den persönlichen Posteingängen aller Mitglieder. Es gibt keine gemeinsame Ablage und keinen Überblick, wer geantwortet hat. Nachrichten von außen nimmt sie nur an, wenn das eingestellt ist.
- Microsoft-365-Gruppe: eigener Gruppenposteingang, Kalender, Dateiablage und Planner, auf Wunsch auch mit Gästen von außerhalb. Jedes Team in Teams beruht auf einer solchen Gruppe. Microsoft verweist auf sie, wenn mehr als 25 Personen zugreifen, Externe dabei sein oder Nachrichten nicht von jedem gelöscht werden sollen.
Meine Faustregel: Beantworten zwei bis fünf Leute gemeinsam Anfragen an info@, ist das freigegebene Postfach richtig. Soll eine Adresse nur alle Beteiligten informieren, reicht die Verteilergruppe. Und wo neben der E-Mail auch Dateien und Externe ins Spiel kommen, nehmen Sie die Gruppe.
Stand: 2026-09-29. Die Angaben habe ich zu diesem Zeitpunkt anhand der Dokumentation der jeweiligen Hersteller geprüft. Anbieter ändern Adressen, Bezeichnungen und Menüwege ohne Ankündigung; prüfen Sie im Zweifel die Angaben Ihres Anbieters. Wer an fremden Systemen arbeitet, braucht die Erlaubnis des Betreibers.