Der Unterschied lässt sich in einem Satz sagen: Bei IMAP liegen die Nachrichten auf dem Server und das Programm zeigt sie an. Bei POP3 holt das Programm sie herunter — und danach liegen sie auf diesem einen Gerät.
Alles Weitere folgt daraus. Und weil fast jeder heute mehr als ein Gerät benutzt, ist die Empfehlung in aller Regel eindeutig: IMAP.
Was das im Alltag bedeutet
| IMAP | POP3 | |
|---|---|---|
| Wo die Nachrichten liegen | auf dem Server | auf dem abrufenden Gerät |
| Mehrere Geräte | überall derselbe Stand | jedes Gerät sieht etwas anderes |
| Ordner | werden abgeglichen | nur der Posteingang wird geholt |
| Gesendete Nachrichten | liegen auf dem Server | nur lokal |
| Gelesen-Markierung | gilt auf allen Geräten | gilt nur lokal |
| Speicherplatz beim Anbieter | wird verbraucht | wird freigeräumt |
| Wenn das Gerät kaputtgeht | alles noch da | alles weg, sofern nicht gesichert |
Die Einstellung, die Postfächer leert
POP3-Programme entfernen die abgeholten Nachrichten standardmäßig vom Server. Es gibt dagegen die Einstellung „Kopie der Nachrichten auf dem Server belassen“ — aber sie ist eine Einstellung im Programm, keine Eigenschaft des Postfachs, und sie ist nicht überall vorbelegt.
Daraus entsteht der Klassiker: Auf dem Telefon ist IMAP eingerichtet, auf dem Rechner im Büro seit Jahren POP3. Solange der Rechner aus ist, funktioniert alles. Sobald jemand ihn einschaltet, verschwinden die Nachrichten vom Server — und damit auch vom Telefon. Das sieht nach einem Fehler des Anbieters aus und ist keiner.
Wenn Sie ein bestehendes POP3-Konto auf IMAP umstellen, liegen die Nachrichten der vergangenen Jahre ausschließlich lokal — auf dem Server sind sie nicht. Richtet man das Konto einfach neu als IMAP ein, ist das Postfach danach leer, und zwar nicht nur scheinbar. Sichern Sie die lokalen Daten zuerst, und schieben Sie die alten Nachrichten danach in die IMAP-Ordner hinauf, statt das alte Konto zu löschen.
Wann POP3 trotzdem sinnvoll ist
Selten, aber es kommt vor:
- Das Postfach hat sehr wenig Speicher, und die Nachrichten sollen von dort verschwinden.
- Ein einzelner Rechner soll das Archiv führen, unabhängig vom Anbieter, und wird ohnehin gesichert.
- Sie wollen den Anbieter verlassen und alles zu sich holen.
In allen drei Fällen ist wichtig, dass dieses Gerät in die Datensicherung gehört. Wer POP3 nutzt und nicht sichert, hat sein gesamtes Geschäftspostfach auf einer einzigen Festplatte liegen — siehe Datensicherung.
Und Exchange beziehungsweise Microsoft 365?
Das ist die dritte Möglichkeit und technisch keines von beiden. Ein Exchange-Konto gleicht nicht nur E-Mails ab, sondern auch Kalender, Kontakte und Aufgaben. Wo es verfügbar ist, ist es für einen Betrieb die naheliegende Wahl — gemeinsame Kalender und Verteiler sind mit IMAP nicht zu haben.
Woran Sie erkennen, was eingerichtet ist
Am Posteingangsport in den Kontoeinstellungen: 993 bedeutet IMAP, 995 bedeutet POP3. Stehen gar keine Serverangaben da, handelt es sich um ein Exchange- oder Microsoft-365-Konto. Wo diese Angaben in Outlook zu finden sind, steht im Beitrag E-Mail-Konto in Outlook einrichten.
Stand: 2026-09-22. Die Angaben habe ich zu diesem Zeitpunkt anhand der Dokumentation der jeweiligen Hersteller geprüft. Anbieter ändern Adressen, Bezeichnungen und Menüwege ohne Ankündigung; prüfen Sie im Zweifel die Angaben Ihres Anbieters. Wer an fremden Systemen arbeitet, braucht die Erlaubnis des Betreibers.