Microsoft 365, ohne dass etwas verloren geht.

Umstieg auf Microsoft 365 in Frankfurt am Main: Postfächer, Kalender und Dateien ziehen um, die Rechte werden dabei sortiert, und am Umstellungstag steht niemand ohne E-Mail da.

Das Einrichten ist selten das Schwierige. Der Übergang ist es.

Leistungen

Was dazugehört

Ein Umstieg besteht aus drei Teilen, und der letzte ist der, den die meisten unterschätzen.

01Der Umzug

Postfächer mit fünfzehn Jahren Verlauf, Kalender voller Serientermine, Verteiler, Signaturen, eine gewachsene Ablage auf dem Server im Keller. Das übernehme ich Stück für Stück, und umgeschaltet wird zu einem verabredeten Zeitpunkt — nicht mitten im Tagesgeschäft.

  • Bestandsaufnahme: Postfächer, Freigaben, Verteiler
  • Domain und Postfächer einrichten
  • Alte Postfächer mit Ordnern, Kalender und Kontakten übernehmen
  • Dateien vom Serverlaufwerk in eine Ablage, die auch von außen funktioniert
  • Outlook, Handy und Notebook einrichten

02Rechte und Zugänge

„Alle dürfen alles" ist bequem und geht so lange gut, bis jemand geht oder versehentlich etwas löscht. Ich baue eine Struktur, die sich in einem Satz erklären lässt: Wer gehört zu welchem Team, welches Team sieht welche Ablage, was ist vertraulich.

  • Teams, Gruppen und Freigaben
  • Zwei-Faktor-Anmeldung, die im Alltag nicht stört
  • Regeln gegen die üblichen Angriffe auf Postfächer
  • Geordneter Austritt: Zugang gesperrt, Postfach übergeben, Lizenz frei

03Danach

Nach dem Umstieg fängt der Alltag an: neue Mitarbeitende anlegen, Lizenzen anpassen, ein gelöschtes Postfach wiederherstellen, eine Freigabe korrigieren. Das können Sie einzeln beauftragen oder in eine laufende Betreuung geben.

  • Konten anlegen und abschalten
  • Lizenzen anpassen, wenn das Team wächst oder schrumpft
  • Wiederherstellung von Postfächern und Dateien
  • Laufende Hilfe über den IT-Support

Der Umstellungstag

Der heikle Moment ist nicht die Einrichtung, sondern die Umstellung der Mailzustellung. Bis dahin läuft alles wie bisher: Die neuen Postfächer stehen, die alten Inhalte sind übernommen und geprüft, die Geräte sind vorbereitet. Erst wenn das steht, wird umgeschaltet, und zwar zu einer Zeit, die Ihnen passt. Wer am nächsten Morgen Outlook öffnet, findet seine Mails dort, wo er sie erwartet.

Lizenzen

Welche Lizenz die richtige ist, hängt an drei Fragen: Sollen die Office-Programme auf den Geräten installiert sein, wie viel Speicher brauchen Sie, kommt Telefonie dazu? Die Varianten rechne ich mit Ihnen durch, bevor etwas gebucht wird. Was die Tarife unterscheidet, steht im Wiki: Microsoft 365 Business im Vergleich.

Abschließen können Sie die Lizenzen selbst — dann gehören die Verträge Ihnen und ich richte nur ein. Wenn Sie damit nichts zu tun haben wollen, beziehe ich sie und stelle sie Ihnen in Rechnung. Beides ist möglich, und beides sage ich Ihnen vorher mit Preis.

Wo Ihre Daten liegen

Microsoft betreibt Rechenzentren in der EU, und der Speicherort lässt sich bei der Einrichtung beeinflussen. Was in Ihrem Fall gilt, sage ich Ihnen vorher und halte es schriftlich fest, damit es in Ihre Datenschutzdokumentation übernommen werden kann. Eine Rechtsberatung ist das nicht — dafür bin ich nicht zuständig, und das sage ich lieber offen, als so zu tun.

Wann sich der Umstieg nicht lohnt

Wenn Sie zu zweit arbeiten, Ihr Postfach beim jetzigen Anbieter zuverlässig läuft und niemand von unterwegs an Dateien muss, dann bringt Ihnen ein Wechsel wenig außer laufenden Kosten. Das sage ich Ihnen im Erstgespräch, auch wenn es gegen den Auftrag spricht. Umgekehrt wird es interessant, sobald mehrere Leute dieselben Dateien brauchen, Geräte unterwegs sind oder der alte Server ein Alter erreicht hat, in dem man ihm nichts mehr anvertrauen möchte.

Ablauf

So läuft ein Umstieg

Vor dem ersten Handgriff steht, was er kostet und was ich dafür von Ihnen brauche.

  1. Bestandsaufnahme

    Welche Postfächer, welche Freigaben, welche Verteiler es tatsächlich gibt — meistens mehr, als jemand im Kopf hat.

  2. Aufbauen

    Domain, Konten, Teams und Rechte entstehen parallel zum laufenden Betrieb. Sie merken davon nichts.

  3. Umschalten

    Inhalte übernommen, geprüft, Geräte vorbereitet — dann die Zustellung, zum verabredeten Zeitpunkt.

  4. Begleiten

    Die ersten Tage sind die mit den Fragen. Danach einzeln beauftragen oder in Betreuung geben.

Passt dazu

Selten das einzige Thema

Ein Umstieg steht meistens nicht allein. Das hier liegt bei mir gleich mit.

→IT-Support

Was nach dem Umstieg im Alltag anfällt, und alles andere an Technik: Rechner, Drucker, Netzwerk. Per Fernwartung oder vor Ort.

  • Störungen und Einrichtung
  • Fernwartung, die Sie selbst starten
  • Einzeln oder in fester Betreuung

→Webdesign

Die Cloud ordnet Ihren Betrieb nach innen. Ob jemand von außen überhaupt anfragt, entscheidet nach wie vor die Website.

  • Neubau oder Überarbeitung des Bestehenden
  • Auf Anfragen ausgelegt statt auf Effekte
  • Pflege danach aus derselben Hand

Fragen

Häufige Fragen zu Microsoft 365

Gehen beim Umstieg alte E-Mails verloren?

Nein. Bestehende Postfächer werden mit Ordnerstruktur, Kalender und Kontakten übernommen, und die Zustellung wird erst umgestellt, wenn die Übernahme geprüft ist. Das alte Postfach bleibt in dieser Zeit bestehen; abgeschaltet wird es erst, wenn Sie bestätigt haben, dass nichts fehlt.

Welche Lizenz brauche ich, und kann ich sie über Sie beziehen?

Welche passt, hängt an drei Fragen: Sollen die Office-Programme auf den Geräten installiert sein, wie viel Speicher brauchen Sie, kommt Telefonie dazu? Die Varianten rechne ich mit Ihnen durch, bevor etwas gebucht wird. Abschließen können Sie selbst, dann laufen die Verträge auf Sie — oder ich beziehe die Lizenzen und stelle sie Ihnen in Rechnung. Beides geht.

Liegen meine Daten dann in den USA?

Microsoft betreibt Rechenzentren in der EU, und der Speicherort lässt sich bei der Einrichtung beeinflussen. Was in Ihrem Fall gilt, sage ich Ihnen vorher und halte es schriftlich fest, damit es in Ihre Datenschutzdokumentation übernommen werden kann. Eine Rechtsberatung ist das ausdrücklich nicht.

Wie lange dauert so ein Umstieg?

Das hängt an der Zahl der Postfächer und daran, wie viel aus alten Systemen übernommen werden muss: Ein Zweipersonenbetrieb ist etwas anderes als fünfzehn Arbeitsplätze mit gewachsener Serverablage. Einen verbindlichen Zeitplan bekommen Sie mit dem Angebot, und darin steht auch, was ich bis wann von Ihnen brauche.

Was passiert mit dem Server im Keller?

Oft kann er weg, manchmal bleibt er für eine Anwendung stehen, die nicht in die Cloud gehört. Das sehen wir uns an, statt es zum Prinzip zu erklären. Wichtig ist nur die Reihenfolge: erst die Dateien vollständig übernehmen und die Sicherung neu aufsetzen, dann über das Gerät reden.

Bekomme ich danach Hilfe, wenn etwas klemmt?

Ja, und binden müssen Sie sich dafür nicht. Die meisten melden sich einfach, wenn etwas ist; wer feste Betreuung möchte, bekommt sie. Der Weg ist derselbe wie beim IT-Support: eine E-Mail an [email protected] oder ein Anruf, und daraus wird ein Vorgang mit Nummer.

Kontakt

Reden wir über Ihren Umstieg.

Schreiben Sie mir, um wie viele Postfächer es geht und was heute im Einsatz ist. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob sich der Wechsel für Sie lohnt, und das Erstgespräch kostet nichts.

E-Mailkontakt@timvida.de Telefon0157 56787577
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