Drei Namen, aber nur zwei Speicherorte: Teams hat keinen eigenen Dateispeicher. Was in einem Kanal hochgeladen wird, liegt in SharePoint; was in einem Chat verschickt wird, im OneDrive des Absenders. Wer das weiß, kann die Frage „Wo gehört das hin?“ mit einer Regel beantworten: Was einer Person gehört, kommt ins OneDrive. Was dem Betrieb gehört, kommt nach SharePoint — direkt oder über ein Team.
Das entspricht Microsofts eigener Beschreibung. In der Dienstbeschreibung von OneDrive steht, dass es für die persönlichen Arbeitsdateien einer Person gedacht ist; Abteilungs- und Organisationsdaten dort abzulegen, wird ebenso wenig unterstützt wie Systemsicherungen. Für die gemeinsame Ablage verweist Microsoft auf SharePoint.
Wer was ist
- OneDrive ist der persönliche Speicher jedes lizenzierten Nutzers, in den Business-Tarifen 1 TB. Dateien darin sind privat, bis jemand sie freigibt.
- SharePoint stellt die Teamwebsites mit ihren Dokumentbibliotheken. Der Speicher ist ein gemeinsamer Topf für den ganzen Betrieb: in den Business-Tarifen 1 TB plus 10 GB pro gekaufter Lizenz.
- Teams legt für jedes Team eine SharePoint-Website an. Jeder Standardkanal ist dort ein Ordner; private und freigegebene Kanäle bekommen eigene Websites, auf die nur ihre Mitglieder zugreifen.
- Dateien aus Chats — Einzel- wie Gruppenchat — landen im OneDrive dessen, der sie schickt, freigegeben nur für die Personen im Chat.
Wenn jemand geht
An diesem Punkt wird die Unterscheidung teuer. Wird das Konto eines Mitarbeiters gelöscht, bleibt sein OneDrive nur für eine Frist erhalten: standardmäßig 30 Tage, einstellbar zwischen 30 und 3.650 Tagen im SharePoint Admin Center unter Einstellungen → Aufbewahrung. Ist im Profil ein Vorgesetzter eingetragen, bekommt er standardmäßig automatisch Zugriff und eine Nachricht; sonst ein zuvor festgelegter sekundärer Besitzer. Ist beides nicht gesetzt, bekommt niemand automatisch Zugriff. Beim Löschen im Microsoft 365 Admin Center können Sie den Zugriff aber gezielt einer anderen Person geben.
Eine lange Frist verschafft allerdings weniger Zeit, als die Zahl verspricht. Mit dem Löschen gilt das OneDrive als nicht lizenziert, und solche Konten werden nach 60 Tagen schreibgeschützt und am 93. Tag archiviert — auch wenn die Frist länger läuft. Schon im schreibgeschützten Zustand kommen weder Administratoren noch Nutzer an die Inhalte, solange kein Administrator eingreift, etwa eine Lizenz zuweist oder die kostenpflichtige Abrechnung dafür einschaltet. Dieselben Stufen durchläuft ein OneDrive, dessen Konto bestehen bleibt, dem aber die Lizenz entzogen wurde; nach insgesamt 365 unbezahlten Tagen darf Microsoft es löschen.
Endet die Frist, wandert das OneDrive in den Papierkorb der Websitesammlung und bleibt dort 93 Tage, wiederherstellbar nur per PowerShell. Was daraus freigegeben war, ist dann für niemanden mehr erreichbar. Weil Chatdateien im OneDrive des Absenders liegen, schließe ich daraus: Das betrifft auch alles, was der Ausgeschiedene in Chats verschickt hat.
Deshalb gehört zu jedem Austritt eine Liste, die vor dem Löschen abgearbeitet wird:
- Im Benutzerprofil einen Vorgesetzten eintragen, falls noch keiner steht.
- Dateien, die der Betrieb braucht, aus dem OneDrive in die passende SharePoint-Bibliothek verschieben — auch die Dateien, die der Mitarbeiter in Chats verschickt hat.
- Anmeldung blockieren und das Postfach übergeben oder in ein freigegebenes Postfach umwandeln.
- Erst dann das Konto löschen. Ausnahme: Wurde das Postfach umgewandelt, bleibt das Konto gesperrt und ohne Lizenz bestehen, weil das Postfach daran hängt. Sein OneDrive durchläuft dann die Stufen oben — deshalb kommt Punkt 2 in jedem Fall zuerst.
Was ein Mitarbeiter aus OneDrive oder SharePoint auf einen privaten Rechner heruntergeladen hat, lässt sich laut Microsoft nicht aus der Ferne entfernen. Wer das verhindern will, muss vorher regeln, auf welchen Geräten gearbeitet wird.
Freigabelinks: welcher wofür
Wer eine Datei in OneDrive oder SharePoint freigibt, wählt in den Linkeinstellungen (Zahnradsymbol neben „Link kopieren“), wer den Link benutzen darf. Die Stufen heißen sinngemäß so; die deutschen Hilfeseiten übersetzen sie nicht einheitlich, in Ihrer Oberfläche kann die Beschriftung leicht abweichen:
| Einstellung | Wer kommt hinein |
|---|---|
| Jeder | jeder, der den Link hat — auch weitergeleitet, auch von außerhalb, ohne Anmeldung |
| Personen in Ihrer Organisation | alle angemeldeten Mitglieder Ihres Microsoft-365-Kontos, die den Link haben, aber keine Gäste |
| Personen mit vorhandenem Zugriff | nur, wer ohnehin schon Zugriff hat; der Link ändert keine Rechte |
| Bestimmte Personen | nur die eingetragenen Personen, intern wie extern, jeweils angemeldet; weitergeleitet nützt der Link nur denen, die ohnehin Zugriff haben |
„Jeder“ ist bequem und gefährlich zugleich. Der Link ist ein Schlüssel, der sich weitergeben lässt: Wer eine Mail mit dem Link weiterleitet, leitet den Zugriff mit. Niemand muss sich anmelden, und laut Microsoft lässt sich nicht nachverfolgen, wer zugegriffen hat. Steht dazu „Kann bearbeiten“, kann jeder mit dem Link die Datei ändern.
Meine Empfehlung: „Bestimmte Personen“ als Normalfall. Wer „Jeder“ im Betrieb nicht ganz abschalten will, kann im SharePoint Admin Center unter Richtlinien → Freigabe festlegen, dass solche Links nach einer bestimmten Zahl von Tagen ablaufen oder nur Lesen erlauben. Oder Sie stellen die externe Freigabe dort auf „Neue und vorhandene Gäste“: Dann müssen sich auch Externe anmelden oder mit einem Code ausweisen.
Synchronisieren mit dem OneDrive-Client
Die OneDrive-App bringt das eigene OneDrive und SharePoint-Bibliotheken in den Explorer. Für SharePoint- und Teams-Ordner gibt es zwei Wege: Verknüpfung zu „Meine Dateien“ hinzufügen oder die Schaltfläche Synchronisieren in der Bibliothek. Microsoft empfiehlt die Verknüpfung, wo sie verfügbar ist — sie gilt auf allen Geräten und arbeitet schneller.
Zwei Dinge sollte jeder wissen, der damit arbeitet. Dateien aus der Cloud sind standardmäßig nur online vorhanden, erkennbar an der Wolke; ohne Internet öffnen sie sich nicht, außer man hält sie per Rechtsklick dauerhaft auf dem Gerät. Und wer eine Datei im Explorer löscht, löscht sie auf allen Geräten und online.
OneDrive ist keine Datensicherung
Gelöschte Dateien liegen bei Geschäftskonten 93 Tage im Papierkorb, sofern der Administrator nichts anderes eingestellt hat, und mit „OneDrive wiederherstellen“ lässt sich das ganze OneDrive auf einen Stand der letzten 30 Tage zurücksetzen. Was aus dem Papierkorb endgültig gelöscht wurde, ist laut Microsoft nicht wiederherstellbar. Das ist ein Netz für Versehen, keine unabhängige Kopie. Microsoft verkauft eine Sicherung mit Microsoft 365-Backup als eigenes, nach Verbrauch abgerechnetes Produkt. Was eine Sicherung ausmacht, steht unter Datensicherung nach der 3-2-1-Regel.
Eine Ablage für einen kleinen Betrieb
Das ist meine Empfehlung für kleine Betriebe, keine Vorgabe von Microsoft:
- Ein Team „Betrieb“ für alle: Vorlagen, Formulare, Preislisten, Handbücher. Kanäle nach Themen, nicht nach Personen.
- Ein Team „Aufträge“ oder „Mandanten“ mit einem Ordner pro Kunde oder Vorgang. Ordner nach Jahr zu unterteilen, erleichtert später das Aufräumen.
- Ein eigenes Team „Verwaltung“ mit zwei, drei Mitgliedern für Personal und Buchhaltung. Rechte vergeben Sie über die Mitgliedschaft im Team, nicht über einzelne Ordner.
- OneDrive für Entwürfe und Persönliches. Was fertig ist oder andere brauchen, zieht ins Team um.
Wenige Teams mit klaren Namen sind besser als viele kleine: Jedes Team ist eine eigene Website mit eigenen Rechten, und jede davon will gepflegt werden. Wer Microsoft 365 erst noch auswählt, findet die Tarife unter Microsoft 365: welcher Tarif.
Stand: 2026-09-29. Die Angaben habe ich zu diesem Zeitpunkt anhand der Dokumentation der jeweiligen Hersteller geprüft. Anbieter ändern Adressen, Bezeichnungen und Menüwege ohne Ankündigung; prüfen Sie im Zweifel die Angaben Ihres Anbieters. Wer an fremden Systemen arbeitet, braucht die Erlaubnis des Betreibers.