Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Übergangsfristen bis Ende 2027, für den Empfang keine: Das Bundesfinanzministerium schreibt ausdrücklich, dass er „vom 1. Januar 2025 an durch den Rechnungsempfänger zu gewährleisten“ ist. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Betriebe, die nur steuerfreie Umsätze haben.
Die gute Nachricht: Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Worauf es ankommt, ist etwas anderes — eine echte E-Rechnung von einer gewöhnlichen PDF zu unterscheiden, sie lesen zu können und sie richtig aufzubewahren. Dieser Beitrag ist keine Steuerberatung; er stützt sich auf die §§ 4, 14, 14b, 19 und 27 Absätze 38 und 40 UStG, die §§ 33, 34 und 34a UStDV, § 147 AO, Artikel 97 § 19a EGAO und die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, vom 18. März 2025 (Kleinunternehmer), vom 14. Juli 2025 (GoBD) und vom 15. Oktober 2025.
Was als E-Rechnung zählt — und was nicht
Eine E-Rechnung ist nach § 14 Absatz 1 UStG eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein, etwa beim elektronischen Datenaustausch (EDI) — dann aber so, dass sich die Rechnungsangaben richtig und vollständig in ein normgerechtes Format übertragen lassen. In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate:
- XRechnung — ein rein strukturierter XML-Datensatz ohne Rechnungsbild.
- ZUGFeRD — eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. Als E-Rechnung zählt sie nach den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ — genau wie Papier, ein Foto oder eine Rechnung im Text einer E-Mail. Auch eine Datei mit Formatfehlern zählt nur als sonstige Rechnung. Bei ZUGFeRD ist der XML-Teil maßgeblich: Weichen Bild und Daten voneinander ab, gehen die Daten vor, und den Vorsteuerabzug gibt es nur aus dem strukturierten Teil.
Empfangen: ein E-Mail-Postfach genügt
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 sagt es deutlich: Für den Empfang „reicht es aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt“, und es muss kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen sein. Andere Wege wie der Download aus einem Kundenportal oder eine Schnittstelle sind möglich, wenn sich beide Seiten darauf einigen. Zustimmen müssen Sie einer E-Rechnung von einem anderen inländischen Unternehmen in der Regel nicht.
Umgekehrt gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung: Wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat kein Anrecht darauf, stattdessen eine andere Rechnung zu bekommen. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat.
Praktisch heißt das: Legen Sie fest, an welche Adresse Rechnungen gehen sollen, und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit. Eine eigene Adresse wie [email protected] ist nicht vorgeschrieben, hilft aber, wenn mehrere Leute Rechnungen bearbeiten — in Microsoft 365 etwa als geteiltes Postfach.
Ausstellen: die Übergangsfristen
Ob Sie selbst schon E-Rechnungen schreiben müssen, hängt davon ab, wann die Leistung ausgeführt wurde und wie hoch Ihr Umsatz ist (§ 27 Absatz 38 UStG):
| Leistung ausgeführt | An andere inländische Unternehmen dürfen Sie ausstellen |
|---|---|
| 2025 und 2026 | Papier, oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format wie PDF — übermittelt bis 31. Dezember 2026 |
| 2027 | dasselbe, übermittelt bis 31. Dezember 2027, aber nur, wenn Ihr Gesamtumsatz 2026 nicht über 800.000 Euro lag; sonst E-Rechnung. EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers für alle bis Ende 2027 zulässig. |
| ab 2028 | E-Rechnung, abgesehen von den Ausnahmen unten |
Die Zustimmung zu PDF-Rechnungen braucht nach den BMF-Schreiben von 2024 und 2025 keine besondere Form; sie kann in den AGB stehen oder sich einfach daraus ergeben, dass der Empfänger solche Rechnungen widerspruchslos annimmt.
Die Pflicht betrifft nur Rechnungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen, wenn der Empfänger die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Privatkunden bekommen ihre Rechnung wie bisher; eine E-Rechnung an sie geht nur mit ihrer Zustimmung. Und für Leistungen, die nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfrei sind — etwa ärztliche Heilbehandlungen (§ 4 Nummer 14) oder die Vermietung einer Wohnung —, besteht keine Pflicht zur Rechnung und damit auch keine zur E-Rechnung; eine E-Rechnung darüber setzt dann Ihre Zustimmung voraus. Anders ist es, wenn auf die Steuerfreiheit verzichtet wurde (§ 9 UStG) oder die Rechnung auch steuerpflichtige Leistungen enthält. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen trotzdem.
Kleinunternehmer und Kleinbeträge
Kleinunternehmer nach § 19 UStG — Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro, im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro, im Gründungsjahr nach Auffassung der Finanzverwaltung höchstens 25.000 Euro — müssen E-Rechnungen empfangen können wie alle anderen. Ausstellen müssen sie keine: Ihre Rechnungen dürfen nach § 34a Satz 4 UStDV immer sonstige Rechnungen sein, auf Papier ohne Weiteres, als PDF mit Zustimmung des Empfängers.
Dasselbe gilt für Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (§ 33 UStDV), und für Fahrausweise (§ 34 UStDV). Für Sie als Empfänger heißt das: Die Quittung über 40 Euro oder die PDF-Rechnung eines Kleinunternehmers ist weiterhin in Ordnung.
Die XML-Datei lesbar machen
Eine XRechnung öffnet man nicht wie ein PDF. Das BMF schreibt selbst, das Format sei „nicht für eine Sichtprüfung durch das menschliche Auge geeignet“; lesbar wird es über eine Visualisierungsanwendung. Der Aussteller muss Ihnen kein zusätzliches lesbares Dokument mitschicken.
Fragen Sie zuerst dort nach, wo Ihre Buchhaltung ohnehin läuft — beim Hersteller Ihres Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramms oder in Ihrem Steuerbüro —, wie E-Rechnungen angezeigt und übergeben werden sollen, bevor Sie etwas Neues anschaffen. Die technischen Bausteine veröffentlicht die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), die den Standard XRechnung im Auftrag des IT-Planungsrats betreibt, als freie Software: eine Visualisierungskomponente und ein Prüfwerkzeug, den Validator. Fertige Programme für den Schreibtisch sind das nicht: Die Visualisierung beschreibt die KoSIT selbst als Baustein für die Software anderer Hersteller, und der Validator ist ein Java-Werkzeug für die Kommandozeile oder zum Einbinden in andere Programme. Bei ZUGFeRD zeigt ein gewöhnliches PDF-Programm das Rechnungsbild an — maßgeblich bleibt aber die XML-Datei darin.
Vorsicht bei Websites, auf die man die Datei zum Anzeigen hochladen soll: Eine Rechnung enthält Namen, Beträge und oft die Bankverbindung, und Sie wissen nicht, was mit der Datei passiert.
Aufbewahren: die XML-Datei ist das Original
Rechnungen müssen acht Jahre aufbewahrt werden (§ 14b UStG, § 147 Absatz 3 AO). Bis Ende 2024 waren es zehn; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist verkürzt, und zwar grundsätzlich für alle Rechnungen, deren Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.
Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil — die XML-Datei — so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung müssen Sie nach den Buchführungsgrundsätzen der Finanzverwaltung (GoBD) nur zusätzlich aufheben, wenn es steuerlich wichtige Angaben enthält, die in der XML fehlen oder abweichen, etwa Buchungsvermerke. Ein Fehler ist es dagegen, nur einen Ausdruck oder ein umgewandeltes Bild zu behalten und die XML-Datei zu löschen; auch die KoSIT betont, dass nur die XML-Datei als Original gilt und eine daraus erzeugte Ansicht nicht zur Archivierung taugt.
Für die Umsatzsteuer ist es nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 allein regelmäßig noch kein Verstoß, E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems zu speichern. Für die Buchführung gelten die GoBD aber weiter: Die Dateien müssen bis zum Ende der Frist verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben (§ 147 Absatz 2 AO). Legen Sie sie deshalb dort ab, wo der Rest Ihrer Buchhaltung liegt, stimmen Sie das mit Ihrem Steuerbüro ab und nehmen Sie diesen Ort in die Datensicherung auf. Wer E-Rechnungen mit einem Prüfwerkzeug validiert, hebt den Prüfbericht am besten mit auf; das BMF hält das als Nachweis für sinnvoll. Die Validierung ersetzt nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 aber nicht Ihre eigene Prüfung, ob die Rechnung vollständig und richtig ist.
Stand: 2026-09-29. Die Angaben habe ich zu diesem Zeitpunkt anhand der Gesetzestexte und der Veröffentlichungen der zuständigen Stellen geprüft. Gesetze und ihre Auslegung ändern sich; dieser Beitrag ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.