Erfassen, sortieren, weitergeben
In fast jedem Betrieb gibt es Arbeit, die jede Woche gleich abläuft und trotzdem von Hand gemacht wird. Rechnungen abtippen. Lieferscheine abgleichen. Anfragen aus dem Postfach in eine Liste übertragen. Genau solche Abläufe lassen sich abgeben.
Erfassen
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare werden gelesen statt abgetippt — auch als Foto oder Scan, auch wenn jeder Lieferant ein anderes Layout schickt.
Sortieren
Eingehende Post und Anfragen landen in der richtigen Ablage, beim richtigen Menschen und mit der richtigen Frist, statt in einem Sammelpostfach.
Weitergeben
Die Ergebnisse gehen direkt in die Programme, mit denen Sie ohnehin arbeiten — Buchhaltung, Warenwirtschaft, Kalender —, nicht in ein weiteres Werkzeug, das gepflegt werden will.
KI nur, wo sie besser ist
Nicht jede Automatisierung braucht ein Sprachmodell. Wenn eine Datei immer gleich aufgebaut ist, genügt eine Regel: schneller, billiger, vorhersagbar und ohne dass Daten irgendwohin gehen. KI setzen wir dort ein, wo Text und Layout jedes Mal anders aussehen und eine Regel scheitern würde.
Wir sagen Ihnen bei jedem Schritt, welches der beiden Verfahren wir vorschlagen und warum. Ein Angebot, das überall „mit KI“ draufschreibt, ist ein Verkaufsargument, keine Lösung.
Ihre Daten bleiben, wo sie hingehören
Bevor etwas eingerichtet wird, klären wir, welche Daten das Haus verlassen würden. Vieles lässt sich vollständig bei Ihnen verarbeiten. Wo ein externer Dienst nötig wäre, nennen wir ihn beim Namen, sagen, welche Angaben dorthin gingen, und Sie entscheiden — vorher, nicht hinterher.
Für personenbezogene Daten heißt das auch: ein Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Aufnahme in Ihr Verarbeitungsverzeichnis und eine klare Aussage zum Speicherort. Das gehört zur Einrichtung dazu.
Wie ein Projekt beginnt
- Hinsehen. Wir schauen einen Tag lang mit, was tatsächlich anfällt — nicht, was im Ablaufplan steht.
- Rechnen. Welcher Schritt kostet die meiste Zeit, und was wäre er wert, wenn er wegfiele?
- Klein anfangen. Ein Ablauf wird automatisiert und läuft parallel zur bisherigen Arbeitsweise, bis er sich bewährt hat.
- Übergeben. Sie bekommen erklärt, was passiert, woran man einen Fehler erkennt und wie man das Ganze abschaltet.
Häufige Fragen zu KI-Automatisierung
Lohnt sich das für einen kleinen Betrieb?
Häufig ja, weil dort dieselbe Arbeit an einer einzigen Person hängt. Entscheidend ist nicht die Betriebsgröße, sondern wie oft sich ein Ablauf wiederholt.
Gehen unsere Daten dabei an ein KI-Unternehmen?
Nur, wenn Sie dem zustimmen. Wir sagen vorher, welcher Schritt einen externen Dienst bräuchte, und prüfen zuerst, ob es auch im Haus geht.
Was passiert, wenn die Automatisierung sich irrt?
Deshalb läuft sie am Anfang parallel mit. Wir bauen außerdem Prüfpunkte ein, an denen ein Mensch bestätigt, bevor etwas verbucht oder verschickt wird.
Ersetzt das Mitarbeitende?
In den Fällen, um die es hier geht, ersetzt es Abtipparbeit. Die Entscheidungen bleiben bei den Menschen, die sie heute treffen.